Любое предприятие, независимо от вида осуществляемой деятельности, должно проводить среди сотрудников инструктажи по охране труда. Журнал проведения инструктажа служит подтверждением для проверяющих органов соблюдения безопасности труда в организации. После прохождения инструктажа каждый сотрудник обязан поставить подпись в журнале.
Проведением инструктажа занимается специалист по охране труда. Сведения о нем с указанием фамилии и должности также подлежат занесению в журнал. В случае наличия в организации нескольких крупных удаленных друг от друга подразделений для каждого из них можно завести отдельный журнал. В таком случае функции специалиста, проводящего инструктаж, будут возложены на нескольких человек, по одному на каждое подразделение.